سیستم اتوماسیون اداری به‌معنای استفاده از ابزارهای الکترونیکی برای انجام امور اداری است. حجم بالایی از مکاتبات اداری، ارتباطات، نامه‌ها و تکمیل پرونده‌ها، منتظر اقدام سریع شما هستند. نرم افزار اتوماسیون اداری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تمرکز بیشتری بر روی کیفیت و چگونگی انجام امور اداری اعمال کنند. داشتن یک راهنمای خرید اتوماسیون اداری مهم است چون مدیران سازمان‌ها می‌خواهند با صرف هزینه معقول، سیستمی جامع و کارآمد داشته باشند.

اگر به دنبال مکانیزه کردن و اتوماسیون فرایندهای سازمانی خود هستید، به یک نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز دارید. در این مطلب اثرات مثبت اتوماسیون اداری برای سازمان را توضیح می‌دهیم. سپس چند نکته طلایی که برای انتخاب و خرید سیستم اتوماسیون اداری باید رعایت کنید را به شما یادآوری می‌کنیم. با ما همراه باشید.

راه اندازی اتوماسیون اداری چه مزیتی برای سازمان ها دارد؟

هزینۀ راه‌اندازی نرم افزار اتوماسیون اداری، مدیران سازمان‌ها را به فکر می‌اندازد که آیا این میزان هزینه، تاثیری هم دارد؟ اگر می‌خواهید بدانید راه‌اندازی اتوماسیون اداری برای سازمان شما ضرورت دارد یا خیر تا پایان این بخش همراه ما باشید.

افزایش بهره‌وری اداری: اگر سازمان شما برای انجام امور اداری از روش‌های سنتی می‌کند، در این صورت اتلاف وقت زیادی خواهید داشت. آماده‌سازی گزارشات و مستندات وقت و تمرکز زیادی را از کارکنان می‌گیرد. در نتیجه دیگر توان و وقتی برای فعالیت‌هایی با اولویت بالاتر نخواهند داشت.

صرفه‌جویی در زمان و فضا : فضای بزرگی که برای بایگانی اسناد و گزارشات در نظر گرفته می‌شود، به‌مراتب کاهش می‌یابد. سرعت انجام وظایف با خرید اتوماسیون اداری بالاتر رفته و اولویت اجرای فعالیت‌ها تنظیم می‌شود.

استفاده اشتراکی از منابع: منابع سازمان شامل دو نوع منابع داده و منابع فیزیکی می‌شود. منابع فیزیکی مانند دستگاه چاپ و منابع داده نظیر پرونده‌ها هستند. در روش‌های سنتی در هر زمان فقط یک نفر امکان استفاده از منابع را دارد. اما در نرم افزار اتوماسیون اداری این امکان برای کارکنان وجود دارد تا بتوانند به‌صورت مشترک از منابع سازمان استفاده کنند.

علاوه بر مواردی که گفته شد، خرید نرم افزار اتوماسیون اداری مزایای زیر را نیز دارد:

• صرفه‌جویی در مصرف انرژی و کاغذ
• کمک به محیط‌زیست
• بهبود امنیت ثبت و ذخیره اطلاعات
• کاهش خطاهای انسانی
• برنامه‌ریزی و مدیریت وظایف

چرا خرید اتوماسیون اداری تحت وب گزینه بهتری است؟

تحقیقات نشان می‌دهد که نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب، تسهیل فعالیت‌های اداری و دسترسی همیشگی به مکاتبات را به همراه دارد. استفاده از اتوماسیون اداری، پیشرفت چندین برابری سازمان‌ها را موجب می‌شود. دسترسی دائمی به سیستم اداری تنها با اتصال اینترنت از طریق اتوماسیون اداری تحت وب ممکن می‌شود. این دسترسی‌ها با حفظ کامل امنیت نرم افزار، زمینه کار با پنل کاربری در اتوماسیون اداری را فراهم می‌کند.

در اتوماسیون اداری تحت وب امکان تعیین سطح مجوزها برای هر کاربر وجود دارد. می‌توان اسناد را با شماره و تاریخ مشخص، دسته‌بندی کرد. جستجوی میان اسناد به‌راحتی امکان‌پذیر است. اسناد و نامه‌های الکترونیکی به‌آسانی مرتب و مدیریت می‌شوند.

قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب چقدر است؟

توجه کنید که گران‌‌قیمت بودن نرم افزار باید کارایی سازمان را نیز به همان میزان، افزایش دهد. هیچ ارزانی بی‌‌علت نیست. هرچه قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری پایین‌تر باشد، امکانات محدودتری دارد و ممکن است نیازهای سازمان شما را برآورده نکند. سازمان‌ها در خرید اتوماسیون اداری باید به بودجه، اولویت‌ها و نیاز سازمان و فضای فیزیکی موجود خود توجه کنند. از طرف دیگر کارکنان نیز باید فرصت یادگیری کار با اتوماسیون اداری را داشته باشند. بنابراین مدیران سازمان‌ها باید زمان و هزینه آموزش کارکنان را نیز در نظر بگیرند. با همه مواردی که گفته شد استفاده از اتوماسیون اداری، مزایای ویژه‌ای دارد که هزینه برای آن یک نوع سرمایه‌گذاری است.

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری : همزمان تحت وب ، تحت ویندوز، به همراه نسخه موبایل

با وجود نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب دیگر نیازی به حضور فیزیکی در دفتر کار خود ندارید. بسیار اتفاق افتاده است که انجام امور اداری به‌خاطر نبود یکی از کارکنان معطل مانده است. خرید اتوماسیون اداری تحت وب این فرصت را فراهم می‌کند تا در هر جایی که هستید و در هر ساعت از شبانه‌روز به کارتابل اداری خود دسترسی داشته باشید. به انجام وظایف خود بپردازید و به انجام فعالیت‌های کارکنان نظارت کنید.

اما زمانی که اینترنت دچار قطعی یا کندی سرعت باشد آیا امور اداری شما مختل خواهد شد؟ خیر! اتوماسیون اداری در نسخه‌های گوناگون متناسب با گوشی‌های هوشمند و ویندوز ارائه می‌شود. اتوماسیون اداری تحت ویندوز نیز مزایای خودش را دارد. نسخه تحت ویندوز در شرایط قطعی اینترنت برتری خودش را نشان می‌دهد. با توجه به این موارد بهترین سیستم اتوماسیون اداری کدام است؟ انتخاب شما چیست؟ باید بگوییم که جای نگرانی نیست. زیرا اتوماسیون سازمانی شرکت پرنیان پردازش همزمان نسخه‌های تحت وب، ویندوز و موبایل را به شما ارائه می‌دهد. شما مجبور نیستید بین این نسخه‌ها یکی را انتخاب کنید.

با استفاده از اپلیکیشن اتوماسیون اداری، به کارتابل نامه‌های اتوماسیون خود دسترسی دارید. ازین پس به‌راحتی می‌توانید در سفرهای کاری خود نامه‌ها را مشاهده و یا به آنها پاسخ دهید. با این اپلیکیشن زمان خود به بهترین نحو مدیریت خواهید کرد.

چه زمانی سازمان به خرید سیستم اتوماسیون اداری نیاز دارد؟

اگر رسیدگی به حجم بالای مکاتبات زمان زیادی را از کارکنان شما می‌گیرد، نیاز است به تغییر سیستم اداری خود فکر کنید. روش‌های سنتی اداری تمرکز و توان نیروی انسانی را هدر داده و نظم سازمان را دچار مشکل می‌کند. ارتباطات درون سازمانی و خارج از سازمانی، نیازمند زمان‌بندی و تعیین وظایف است تا هر فعالیت در زمان مشخص به انجام برسد. معمولا فعالیت‌های اداری، نیازمند گردش اسناد و نامه‌ها میان تعدادی از کارکنان است. برای افزایش بهره‌وری فعالیت کارکنان و صرفه‌جویی در زمان، نیاز است از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنید تا نظم سازمان شما را چندین برابر کند.

قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری وجود چه ویژگی هایی را باید بررسی کنیم؟

هر سازمانی قبل از خرید نرم افزار باید با استفاده از راهنمای خرید اتوماسیون اداری، نیازهای سازمان خود را بسنجد. سپس با آزمایش نسخه‌های مختلف موجود در بازار، تشخیص دهد که امکانات کدام نرم افزار بیشترین مطابقت را با انتظارات وی دارد. به این ترتیب با نیازسنجی دقیق و حساب‌شده، نرم افزار اتوماسیون اداری باکیفیت و متناسب با ظرفیت سازمان خود خریداری می‌کند. امتحان نسخه دمو اتوماسیون اداری، فرصتی برای مدیران سازمان‌ها است تا از خدمات و ویژگی‌های سیستم اداری اطمینان کسب کنند. نسخه دمو اغلب رایگان ارائه می‌شود، با این وجود مزایای زیادی دارد.

نرم افزار اتوماسیون اداری ساده و کاربردی باشد

هدف از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها این است که سرعت کارها بالا برود. در نتیجه سیستمی به‌عنوان اتوماسیون اداری سازمان خود انتخاب کنید که ساده بوده و پیچیدگی نداشته باشد. در غیر این صورت ممکن است با مقاومت کارکنان مواجه شوید. دقت کنید که اتوماسیون سازمانی را مطابق با نیازهای شرکت خود انتخاب کنید. از تهیه کارتابلی با امکانات غیرکاربردی و پیچیده بپرهیزید.

به‌عنوان مثالOutlook  نرم افزار بسیار کارآمد و محبوبی برای مدیریت ایمیل‌ها است. احتمالا شما و بسیاری از کارکنان‌تان قبلا با آن کار کرده اید. در اتوماسیون پرنیان شما می توانید تمام کارها اعم از ایجاد نامه، ارسال نامه، پاسخگویی به نامه، پی گیری  و … در اوتلوک انجام دهید.

کارتابل آفلاین داشته باشد

کارتابل اتوماسیون حتی در زمانی که اتصال به شبکه قطع شده است نیز در دسترس شماست. و امکان خواندن نامه های کارتابل و حتی پاسخگویی به آنها وجود دارد. بعد از اتصال مجدد شبکه نامه ها به صورت خودکار با سرور همگام سازی می شوند.

بد نیست بدانید با خرید سیستم اتوماسیون اداری تحت وب پرنیان، این امکان برای شما فراهم است.

امنیت اطلاعات در سیستم اتوماسیون اداری

امروزه نرم افزارهای اتوماسیون اداری در نسخه‌های مختلف کامپیوتر، تبلت و گوشی‌های هوشمند ارائه می‌شود. وقتی دسترسی به نرم افزار تا این مقدار گسترش می‌یابد، اهمیت امنیت اطلاعات مشخص می‌شود. امنیت در طراحی نرم افزارهای اداری، قوانین و استانداردهایی تعیین‌شده‌ای دارد. از جمله استانداردهای امنیت نرم افزار، کنترل راه‌های ورود به سیستم، استفاده از رمزهای عبور پیچیده و به‌کارگیری رمزنگاری برای تبادل اطلاعات می‌باشد. مدیران سازمان‌ها باید توجه کنند تا در امکانات سیستم اتوماسیون اداری به موارد امنیتی نیز اشاره شده باشد. بد نیست بدانید تمامی محصولات تحت وب پرنیان، ضمانت امنیتی دارند.

پشتیبانی شرکت ارائه دهنده

خدمات پشتیبانی نرم افزار اتوماسیون اداری به دو صورت قبل و بعد از راه‌اندازی نرم افزار اتوماسیون اداری تقسیم می‌شود. خدمات پشتیبانی قبل از نصب، شامل طراحی شبکه، تهیه سخت‌افزارها و نرم افزارهای جانبی است. خدمات پس از نصب عبارتند از: رفع مشکلات احتمالی، توسعه و بروزرسانی، خدمات آموزشی و امکان سفارشی‌سازی اتوماسیون اداری. شرکت‌های ارائه‌دهنده سیستم اتوماسیون اداری اغلب خدمات پشتیبانی‌ با زمان محدود یا با خرید اشتراک ارائه می‌کنند. بهتر است در زمان خرید نرم افزار اتوماسیون اداری توجه کنید که خدمات پشتیبانی در چه روزها و شامل چه سرویس‌هایی می‌شود.