امروزه سازمان‌ها به دنبال راه‌هایی برای افزایش بهره‌وری، ساده‌سازی فرآیندها و بهینه‌سازی تمام امور هستند تا با کمترین هزینه، بیشترین حاشیه سود را برای خود ایجاد کنند. دستگاه حضور و غیاب نیز یکی از بهترین وسایلی است که می‌تواند در راستای تحقق این هدف به کاهش هزینه‌های سازمان کمک کند. این دستگاه یک دارایی حیاتی برای سازمان‌هایی محسوب می‌شود که در پی کاهش هزینه‌ها و بهبود کارایی خود هستند. در واقع این دستگاه با ارائه راه حلی جامع برای بررسی دقیق ساعت کاری کارکنان و ساده‌سازی فرآیند مدیریت سازمان، می‌تواند به شکل قابل توجهی باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها شود. در ادامه همراه ما باشید تا به طور کامل این موضوع را بررسی کنیم.
دستگاه دایرکت و چند کاربرد
اگر تا به حال به فکر خرید باشگاه مشتریان افتاده باشید، حتما نام دستگاه مخصوص این باشگاه را هم شنیده‌اید؛ یعنی دستگاه دایرکت که برای راه‌اندازی باشگاه مشتری استفاده می‌شود. از شگفتی‌های این دستگاه این است که می‌توان برای حضور و غیاب کارکنان نیز از آن استفاده کرد؛ بنابراین اگر به فکر کاهش هزینه‌های سازمان خود از طریق مدیریت بهتر زمان حضور کارکنان هستید، این دستگاه به کارتان می‌آید. در ادامه می‌بینید که چطور این دستگاه باعث کاهش هزینه‌های شما می‌شود.
خطایی کشنده در محاسبه دستی زمان
استفاده از دستگاه حضور و غیاب، بی‌دقتی زمان سنجی دستی را از بین می‌برد، از هدر رفت زمان جلوگیری می‌کند و پردازش دقیق حقوق و دستمزد را تضمین می‌کند. با این دستگاه شما حتی یک دقیقه را از دست نمی‌دهید. خطاهای مربوط به ثبت زمان دستی توسط کارکنان همیشه آنقدر زیاد است که حتی تصورش را هم نمی‌کنید که چه آسیب بزرگی به شما وارد می‌کند. برای درک بهتر این قضیه به مثال زیر توجه کنید.
فرض کنید شما دارای یک شرکت کوچک با ۱۰ نفر نیرو هستید. اگر هر کدام از این ۱۰ نفر روزانه فقط پنج دقیقه در ثبت زمان ورود و خروج خود اشتباه کنند، در هر هفته ۳۰۰ دقیقه خسارت به شما وارد می‌شود. زمانی که معادل ۵ ساعت کاری یک نیرو است و در طی ماه به ۱۵۰۰ دقیقه می‌رسد. این در حالی است که ما تصور کردیم هر فرد فقط پنج دقیقه اشتباه کند، خطایی که در واقعیت قطعا بیشتر از این حرف‌ها رخ می‌دهد. در نظر داشته باشید که هرچه اندازه شرکت شما بزرگ‌تر باشد، این عدد غول‌پیکر‌تر می‌شود و در طول یک سال خسارات زیادی را به شما وارد می‌کند که به سختی ممکن است دلیلش را بفهمید.
دستگاه حضور و غیاب این مشکل را به سادگی بر طرف می‌کند و اجازه نمی‌دهد که حتی یک دقیقه اشتباه در محاسبه زمان رخ دهد. به این ترتیب می‌توانید مطمئن باشید که حقوق پرداختی شما به کارکنان، دقیقا مطابق ساعت حضور آن‌ها در شرکت یا سازمان‌تان است.
داده‌های دقیق، تصمیم‌گیری دقیق
داده‌های دقیق در مورد زمان حضور و غیاب، به سازمان شما اجازه می‌دهد تا درک درستی در مورد الگوهای حضور کارکنان، میزان ساعات کاری آن‌ها به دست آورید و آن را با برنامه خود تطبیق دهید. با تجزیه و تحلیل این اطلاعات، می‌توانید تصمیمات آگاهانه‌ای در مورد تخصیص اضافه کاری و بهینه‌سازی زمان منابع انسانی خود بگیرید. در نتیجه، می‌توانید هزینه‌های غیرضروری نیروی کار را به حداقل برسانید و برنامه‌ریزی نیروی کار را بهبود بخشید.
به زبان ساده‌تر وقتی شما در حال محاسبه حقوق افراد هستید، موظفید تا برای هر شخص (معمولا) دو روز مرخصی استحقاقی را نیز لحاظ کنید. این در حالی است که ممکن است همان اختلاف‌های کوچک و محاسبه نشده در زمان ورود و خروج فرد، به اندازه مرخصی‌هایش بوده باشد. مثلا اگر شخصی در طی ماه فقط روزی شش دقیقه تاخیر در ورود به شرکت داشته باشد، مجموعا در طی ماه او نزدیک به 3 ساعت تاخیر دارد.
خسارت بیش از چیزی است که حتی تصور می‌کنید
وقتی نظم وجود نداشته باشد، هیچ چیز درست پیش نمی‌رود. در شرکتی که حساب و کتاب حقوق کارکنان بدون دخالت زمان دقیق ورود و خروج آن‌ها صورت می‌گیرد، بی‌نظمی رواج پیدا می‌کند. وقتی یکی از کارمندان شما یک ربع دیرتر به محل کار خودش بیاید، به احتمال زیاد ضرر شما چیزی بیشتر از آن 15 دقیقه است؛ چون تمام پوزیشن‌های شغلی دیگری هم که با این فرد در ارتباط هستند در تنگاتنگ قرار می‌گیرد و مجبور می‌شوند منتظر او بمانند و این زمان تلف شده روی عملکرد آن‌ها نیز تاثیر می‌گذارد.
اما در صورتی که حساب و کتاب حقوق و دستمزد بر اساس ساعت دقیق حضور کارکنان باشد، ناخوداگاه می‌بینید که نظم و مدیریت زمان با جدیت بیشتری در سازمان شما دنبال می‌شود. کارکنان تلاش بیشتری برای به موقع و به اندازه حضور داشتن در سازمان انجام می‌دهند و این می‌تواند تاثیر زیادی روی کاهش هزینه‌های شرکت داشته باشد. این جمله را هیچ وقت فراموش نکنید که بدون نظم، خسارت بیش از چیزی است که حتی تصورش را می‌کنید.
تاخیر و غیبت، هزینه‌های جانبی زیادی دارد
غیبت و تاخیر می‌تواند هزینه‌های قابل توجهی را روی دست سازمان بگذارد. تا اینجا فقط بررسی کردیم که تاخیر حضور کارکنان در شرکت، به طور مستقیم چه هزینه‌ای را در پی دارد؛ اما حالا قصد داریم عوامل دیگری را معرفی کنیم که به طور غیر مستقیم برای شرکت هزینه بردار است. عواملی که می‌توانید برخی از آن‌ها را در زیر ببینید.
کاهش رضایت مشتری
تاخیر در ورود کارکنان می‌تواند تاثیر بسزایی بر رضایت مشتری داشته باشد و باعث ایجاد تجربه منفی برای آن‌ها شود. زمانی که کارمندان دیرتر وارد شرکت می‌شوند، این تاخیر ممکن است برابر با تأخیر در ارائه خدمات به مشتریان شود. برای مثال، در یک کسبوکار خدمات محور این تاخیر بیش از حالت‌های دیگر آسیب زننده است. تصور کنید مشتری منتظر دریافت خدمات یا پیگیری امورش از سمت شرکت شماست و حتی دقیقه‌ها برایش ارزشمندند، اما کارکنان شما به هر دلیلی تاخیر دارند. این کار آسیبی جدی به سطح رضایت آن‌ها وارد می‌کند و این یعنی یک هزینه غیرمستقیم که روی دست شرکت‌تان می‌ماند. حیات یک سازمان به رضایت مشتریانش بستگی دارد و شما باید همه جوره حواس‌تان به این قضیه باشد تا در ارائه خدمات کاستی نداشته باشید.
افزایش بار مسئولیت دیگر کارکنان
وقتی یک کارمند دیر می‌رسد، وظایف و مسئولیت‌های او ممکن است بر دوش همکارانش بیفتد. این می‌تواند منجر به حجم کاری اضافی برای کسانی شود که از قبل حاضر هستند و وقت شناس هستند. آن‌ها ممکن است مجبور شوند کارهای ضروری فردی که تاخیر داشته را جبران کنند و از برنامه‌های اصلی خود عقب بمانند.
اختلال در جریان کار
تاخیر هر یک از اعضاء یک تیم در شرکت شما می‌تواند روند کار کل تیم یا بخشی از آن را مختل کند. بسیاری از کارهایی که باید به صورت تیمی انجام شوند در هنگام تاخیر، خروجی بی‌کیفیت‌تری دارند و یا تلنبار می‌شوند و سرعت کل پروژه را کاهش می‌دهند. این یکی دیگر از هزینه‌هایی است که شاید در نظر اول حتی به چشم شما نیاید، اما در بلند مدت تاثیر زیادی روی بهره‌وری شرکت‌تان می‌گذارد.
کاهش کیفیت در ارائه خدمات
افراد به نسبت میزان تاخیری که داشته‌اند، باید سرعت خود را بالا ببرند تا کارهای عقب افتاده را انجام دهند. اگر این تاخیر بیش از چند دقیقه باشد و به میزانی قابل توجه برسد، افراد سعی می‌کنند با سرعت بیشتری کارهای خود را پیش ببرند تا تاخیرشان جبران شود. این کار باعث می‌شود از عمق و کیفیت کاری که در حال انجامش هستند کاسته شود و در نهایت، روی کل پروژه یا محصول نهایی تاثیر منفی بگذارد.
این در حالی است که صرفا با وجود دستگاه ذخیره شماره موبایل در شرکت شما، بخش اعظم این مشکلات حل می‌شود. به طور کلی وقتی افراد در فرآیندی قرار بگیرند که تک تک دقایق در آن محاسبه می‌شود و روی حقوق دریافتی و امتیازات‌شان تاثیر می‌گذارد، به مرور بیشتر و بیشتر به نظم پایبند می‌شوند. در این صورت، نه تنها شرکت متحمل هزینه‌های جانبی بسیاری که نام بردیم نمی‌شود، بلکه حتی کارکنان نیز با مشاهده عدالت در پرداخت و محاسبه زمان کاری، انرژی بیشتری از کار در شرکت دریافت می‌کنند.
ماهی را همین حالا از آب بگیرید
تماس با دایرکت می‌تواند اولین قدم برای جلوگیری از تمام آن ضررهایی باشد که در این مطلب باهم بررسی کردیم. در واقع با خرید دستگاه حضور و غیاب و مدیریت زمان کارکنان می‌توانید ضمن بالا بردن دقت محاسبه حقوق کارکنان، روی عوامل جانبی دیگری مانند افزایش رضایت مشتری، افزایش بهره‌وری تیمی و بسیاری موارد دیگر تاثیری مثبت بگذارید. نقش دستگاه ذخیره شماره موبایل دایرکت در کاهش هزینه‌های سازمان بسیار پررنگ است و همانطور که دیدید می‌تواند روی مسیر پیشرفت و رشد سازمان شما به صورت مستقیم و غیر مستقیم اثر گذار باشد. در دنیای کسبوکار تک تک دقیقه‌ها ارزشمندند، آن‌ها را از دست ندهید.