نرم افزار ERP چیست؟
ERP مخفف عبارت لاتین Enterprise resource planning یا همان سیستم برنامهریزی منابع سازمان است. منابع می‌تواند شامل نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، دارایی و هر آنچه سازمان در اختیار دارد، باشد.
برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یک سیستم نرم افزاری است که به شما کمک می‌کند کل کسب و کار خود را اجرا کنید، از اتوماسیون و فرآیندهای مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تامین، خدمات، تدارکات و موارد دیگر پشتیبانی می‌کند.
در یک تعریف کلی می‌توان گفت ERP یک راه‌حل نرمافزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرمافزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند.
مفهوم ERP از آغاز پیدایش آن از سال۱۹۹۰ تاکنون تغییرات زیادی داشته است. همراه با رشد فناوری اطلاعات در سال‌های اخیر، بسیاری از کسبوکارها برای حل مشکلات سیستمی خود از راهکار ERP استفاده می‌کنند. ERP به عنوان یک راهکار موثر نرمافزاری، قادر است با یکپارچه‌سازی اطلاعات و ایجاد بستری برای موثر کردن فرآیندها، سازمان را در مواجهه با تغییرات کسب و کار توانمند کرده و رقابت‌پذیری را در حد مطلوبی افزایش می‌دهد.
با ERP چه کارهایی انجام می‌دهیم؟
گاهی اوقات ERP به عنوان “سیستم عصبی مرکزی یک شرکت” توصیف می‌شود، یک سیستم نرم افزاری ERP اتوماسیون، یکپارچگی و هوشمندی را فراهم می‌کند که برای اجرای کارآمد تمام عملیات‌های تجاری روزانه ضروری است. بیشتر یا تمام داده‌های یک سازمان باید در سیستم ERP وجود داشته باشد تا یک منبع واحد از حقیقت را در سراسر تجارت ارائه کند.
- امور مالی برای بستن سریع صورت‌های مالی به یک ERP نیاز دارد.
- فروش برای مدیریت تمام سفارشات مشتری به ERP نیاز دارد.
- لجستیک برای ارائه محصولات و خدمات مناسب به مشتریان بر روی نرم افزار ERP که به خوبی اجرا می‌شود متکی است.
- حساب‌های پرداختنی به ERP نیاز دارند تا به درستی و به موقع پرداخت کنند. مدیریت برای تصمیم‌گیری به موقع نیاز به مشاهده فوری عملکرد شرکت دارد.
- بانک‌ها و سهامداران به سوابق مالی دقیق نیاز دارند، بنابراین آنها روی داده‌ها و تجزیه و تحلیل قابل اعتماد که توسط سیستم ERP امکان پذیر شده است، حساب می‌کنند.
سه مزیت اصلی سیستم‌های ERP چیست؟
اما مزایای ERP چیست و چه سودی برای کسبوکارها دارد؟ این مزایا را می‌توان در سه دسته کلی تقسیم بندی کرد: اثرات مستقیم و غیرمستقیم آن بر صرفه‌جویی در هزینه‌ها، فرصت‌های افزایش درآمد و بهبود اثربخشی کسبوکار.
استفاده از سیستم ERP به کاهش مستقیم و غیرمستقیم هزینه‌ها می‌انجامد.
نرم‌افزار ERP از چند طریق باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود. این سیستم‌ها می‌توانند با اتوماتیک‌سازی و ساده کردن برخی فرآیندهای پیچیده کسبوکار، از زمان زیادی که صرف انجام کارهای ابتدایی و دم‌دستی می‌شود، صرفه‌جویی کنند.
سیستم‌های ERP همچنین کمک می‌کنند تا فرایندهای اضافه‌ای که ارزش افزوده ایجاد نمی‌کنند، حذف شوند؛ عملکرد بخش‌های مختلف کسبوکار یکپارچه شود و آگاهی پرسنل و توانمندی آنها برای انطباق بهتر با شرایط افزایش یابد. این ابزارهای برنامهریزی، با پشتیبانی از فرآیندهای استاندارد و تکرارپذیر، می‌توانند باعث بهبود کیفیت و کاهش اتلاف زمان شوند.
با جایگزین کردن چندین نرم‌افزار با یک نرم‌افزار واحد، تعداد ارتباطاتی که باید با شرکت‌های سرویس‌دهنده داشت، کاهش می‌یابد و این امر در نهایت باعث کاهش هزینه‌های خرید لایسنس، یکپارچه‌سازی‌های مورد نیاز، مدیریت برنامه‌های کاربردی و کاهش نیاز به آموزش پرنسل برای کار با روش‌ها و نرم‌افزارهای مختلف می‌شود.
با انتخاب یک سیستم ابری سرویس‌دهنده وظیفه تجهیز و مدیریت زیرساخت‌ها، بهینه‌سازی و به‌روزرسانی سیستم را برعهده دارد، این امر کمک می‌کند مسئولیت‌های پرسنل بخش IT شرکت کاهش یابد.
باعث خلق فرصت‌های افزایش درآمد می‌شود
سیستم‌های ERP با فراهم کردن زمینه‌ای برای اطمینان از موجودی کافی برای پاسخ به تقاضای مشتریان و بهبود تجربه آنها، احتمال تعامل مجدد هر مشتری با کسبوکار را افزایش داده و باعث رشد فروش می‌شوند. به کمک ERP، تیم‌های مختلف می‌توانند با سرعت بیشتری پاسخگوی درخواست‌های مشتریان باشند.
دقت پردازش سفارش‌ها و زمان تحویل آن به مشتری بهبود یافته و با ایجاد گزینه‌هایی برای اتوماتیک شدن هرچه بیشتر کارها، مشتریان را قادر می‌سازد تا هر زمانی که آمادگی لازم را داشتند، خرید کنند.
سیستم ERP با داشتن پایگاه داده‌ای مرکزی برای ذخیره تمامی داده‌های مالی شرکت، مدیران را در شناسایی سود‌آور‌ترین محصولات و خدمات کسبوکار، بهبود جریان نقدینگی و پیش‌بینی تقاضای مشتریان یاری می‌کنند.
نرم‌افزار ERP به افزایش اثربخشی کسبوکار کمک می‌کند
از مزایای سیستم ERP، بهبود اثربخشی کسبوکار از طریق تسهیل و تسریع همکاری بخش‌های مختلف، مشخص کردن بهترین روش‌های انجام هر کار، ایجاد اتوماسیون بر مبنای آن و فراهم کردن داده‌های در لحظه از عملکرد شرکت به جای جمع‌آوری دستی داده‌ها از تیم‌های مختلف است.
این سیستم‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا داغ‌ترین فرصت‌ها را شناسایی کنند و از آنها در تعیین استراتژی‌ها و اتخاذ تصمیم‌ها استفاده کنند. به کمک ERP، تیم‌ها می‌توانند به جای جمع‌آوری دستی داده‌ها از منابع مختلفی که قدمت و دقت متفاوتی دارند، داده‌های مشابه را با یکدیگر به اشتراک گذارند.
هر سیستم ERP به محض پیاده‌سازی باید بتواند به بستری برای رشد و تحول کسبوکار تبدیل شود و پیشنهادهای جدیدی برای ورود سریع و آسان به بازارهای جدید ارائه کند.
سیستم‌های ERP، علاوه بر داشتن یک پایگاه داده اصلی، ویژگی‌ها و ابزارهای مختلفی را برای حسابداری و مدیریت مالی، تدارکات، کنترل زنجیره تامین، مدیریت تولید، مدیریت ارتباط با مشتریان، مدیریت سفارشات و تامین و ارسال سفارشات در اختیار کسبوکارها قرار می‌دهند.
این ابزارها محدود به موارد فوق نیستند و این سیستم‌های پیشرفته برنامهریزی پیشنهادهای مکملی در زمینه‌های تجارت الکترونیک، اتوماسیون خدمات حرفه‌ای و مدیریت منابع انسانی نیز به کسبوکارها ارائه می‌دهند. سیستم‌های ERP می‌توانند به قابلیت‌هایی برای تحلیل کسبوکار، هوش تجاری، یکپارچه‌سازی و اتوماسیون گردش کارها مجهز باشند و داشبورد‌هایی برای دسترسی و کنترل ساده‌تر در اختیار مدیران قرار دهند.