امروزه یکی از رموز موفقیت کسب و کارها، مدیریت و حفظ نظم در تردد کارکنان است. استفاده از یک نرم افزار حضور و غیاب در کنار یک دستگاه ثبت تردد مناسب، راهکار موثری برای مدیریت بهتر زمان و افزایش بهره‌وری کارمندان به شمار می‌رود. یک نرم افزار حضور و غیاب رایگان، گزینه‌ای مناسب برای استفاده و ارزیابی تاثیر این سیستم‌ها بر کنترل و مدیریت رفت و آمد پرسنل است. اما این نرم افزار های رایگان محدودیت‌هایی هم دارند.
در این مطلب به بررسی عملکرد و مزایای نرم افزارهای حضور و غیاب رایگان در کنار محدودیت‌ها و معایب آن می‌پردازیم تا شما انتخاب مطمئن تری داشته باشید.
نرم افزار حضور و غیاب
یک نرم افزار حضور و غیاب به تنهایی کارایی چندانی ندارد. با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب در کنار دستگاه حضور و غیاب، امکان فرآوری داده های دستگاه و استفاده از خروجی آن در سیستم های مدیریتی از جمله حقوق و دستمزد و نرم افزارهای حسابداری، به راحتی فراهم می‌شود.
در واقع این نرم افزار به کسب و کارها کمک می‌کند تا به صورت کاملا متمرکز، بدون خطا، با هزینه کمتر و بهره وری بیشتر، تردد و ساعات کاری کارکنان خود را ثبت و مدیریت کنند.
نرم افزار حضور و غیاب رایگان
اکثر شرکت‌هایی که نرم افزارهای حضور و غیاب ارائه می‌کنند، دموی نرم افزارهای خود را در قالب نسخه های رایگان با حداقل قابلیت‌ها و به مدت محدود در اختیار کاربران قرار می‌دهند. با اینکار افراد پس از اتمام مدت استفاده رایگان، مجبور به خرید نسخه های پولی می شوند تا بتوانند از امکانات بیشتر این نرم افزارها برای مدت زمان طولانی‌تری استفاده کنند.
به ندرت می‌توان نسخه های نرم افزار حضور و غیاب رایگان با قابلیت های مناسب و زمان استفاده طولانی مدت پیدا کرد که بدون پرداخت هزینه، پاسخگوی نیاز محدود کسب و کارهای کوچک برای نظم دهی به تردد کارمندان و روندهای کاری آنها باشند.
معایب نرم افزار حضور و غیاب رایگان
همانطور که اشاره شد، اغلب نرم افزارهای حضور و غیاب رایگان با محدودیت‌های متعددی ارائه می‌شوند و نیاز مدیران، مسئولین منابع انسانی و بخش‌های مالی را برآورده نمی‌کنند. در این بخش به صورت کلی به معایب نرم افزار حضور و غیاب رایگان اشاره می‌‌کنیم.
- امکانات و قابلیت‌های محدود
نرم افزارهای رایگان حضور و غیاب معمولاً امکانات محدودی دارند و نیازهای پیچیده‌تر کسب و کارها را پوشش نمی‌دهند. قابلیت‌های پیشرفته ای مانند گزارش‌گیری دقیق، مدیریت شیفت‌ها و یکپارچه‌سازی با نرم افزار حقوق و دستمزد ، در این نرم‌افزارها وجود ندارد.
همچنین با توسعه شرکت‌ها و تیم سازی‌های لازم، تعداد کارکنان، تنوع تیم‌های کاری و متعاقبا تعداد تردد کارمندان افزایش یافته و نیاز به محاسبات اصولی حقوق و دستمزد نیز بیشتر می‌شود که نرم افزارهای رایگان پاسخگوی این نیازهای جدید نخواهند بود.
- محدودیت زمان استفاده
مدت زمان استفاده از نسخه‌های رایگان نرم‌افزارهای حضور و غیاب که معمولا در قالب دموی نسخه اصلی ارائه می‌شوند، خیلی کوتاه است و فقط امکان تست و ارزیابی نرم افزار را فراهم می‌کند. در این نسخه‌های رایگان، عملا امکان استفاده و کاربرد بلند مدت وجود ندارد و کسب و کارهای کوچک و نوپا هم مجبور به پرداخت هزینه و دریافت نسخه‌های پولی این نرم افزارها می‌شوند.
- عدم پشتیبانی فنی
یکی از بزرگ‌ترین معایب نرم افزارهای رایگان، نبود پشتیبانی فنی مناسب است. در صورت بروز مشکل، شما باید خودتان به دنبال راه‌حل بگردید و این کار می‌تواند بسیار زمان‌بر و ناکارآمد باشد.
- به‌روزرسانی‌های محدود
نرم افزارهای رایگان معمولاً شامل به‌روزرسانی نمی‌شوند. در این صورت شما به ویژگی‌های جدید و قابلیت‌ها و اصلاحاتی که برای نسخه‌های قبلی نرم افزار ارائه می‌شود، دسترسی نخواهید داشت.
با توجه به اینکه نرم افزارهای رایگان با قابلیت ها و امکانات محدودی در اختیار افراد قرار داده می‌شوند، پس از مدتی استفاده یا پایان یافتن مهلت دمو، کاربران بیش از پیش نیاز به یک نرم افزار با قابلیت های پشرفته تر را احساس می‌کنند و برای خرید نرم افزارهای حضور و غیاب با ویژگی‌های موردنیاز اقدام می‌کنند.
مزایا و محدودیت های نرم افزار حضور و غیاب رایگان ویسمن
نرم افزار حضور و غیاب رایگان ویسمن در راستای مسئولیت اجتماعی گروه نرم افزاری ویسمن و در حمایت از استارتاپ‌ها و کسب و کارهای نوپا، طراحی و توسعه یافته است.
این نرم افزار حضور و غیاب رایگان، یک نسخه‌ی دمو نیست. این نرم افزار قدرتمند امکانات و قابلیت‌های متعددی را برای کنترل تردد پرسنل، در اختیار کسب و کارهای کوچک قرار می‌دهد تا بدون پرداخت هزینه و به ساده‌ترین شکل ممکن،کنترل تردد کارکنان خود را مدیریت کنند.
چند مورد از مهم‌ترین مزایای نرم افزار رایگان حضور و غیاب ویسمن عبارتند از:
- ارائه گزارش‌های کاربردی
- فایل خروجی اکسل برای استفاده در سایر نرم افزارهای مالی و اداری
- بدون نیاز به نصب دیتابیس sql server
- قابلیت اجرا بر روی سیستم عامل ویندوز ۷ به بالا
اما این نرم افزار نیز با وجود امکانات زیاد و مزایای متعدد نسبت به نسخه‌های دموی رایگان موجود، با محدودیت‌هایی مواجه است که شامل حداکثر 30 نفر پرسنل، اتصال فقط 1 دستگاه حضور و غیاب، عدم امکان تعریف شیفت و گروه کاری و نبود ماژول‌های محاسبه حقوق و دستمزد می‌شود.
برای خرید یک نرم افزار حضور و غیاب مناسب بهتر است با کارشناسان فروش ویسمن مشورت کنید تا از مناسب بودن هر نرم افزار برای نیازهای کسب و کارتان و سازگاری آن با دستگاه‌های حضور و غیاب محل کار خود اطمینان حاصل کنید.
نرم افزارهای حضور و غیاب ویسمن
گروه نرم افزاری ویسمن در قالب یک تیم متخصص، در زمینه طراحی و توسعه‌ی نرم افزارهای حضور و غیاب در انواع مختلف و با نسخه‌های متنوع مشغول به فعالیت هستند. این مجموعه تاکنون با سازمان‌ها، ادارات، شرکت ها و همچنین کسب و کارهای کوچک و متوسط زیادی در زمینه فروش و پشتیبانی از نرم افزارهای حضور و غیاب همکاری داشته است.
با خرید نرم افزارهای این مجموعه و ارتقاء نرم افزار رایگان ویسمن به نسخه‌های بالاتر، به قابلیت‌ها بیشتری دسترسی خواهید داشت که تعداد و تنوع هرکدام به نوع و نسخه‌ی خریداری شده بستگی دارد. از جمله امکانات نسخه‌های پیشرفته‌تر نرم افزارهای حضور و غیاب ویسمن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تعریف چندین گروه کاری
- شیفت‌های کاری متنوع
- محاسبات حقوق و دستمزد
- اتصال چندین دستگاه حضور و غیاب به یک نرم افزار
- تعداد کاربران و کلاینت‌های بیشتر
- گزارش‌گیری پیشرفته و اختصاصی
- قابلیت تنظیم بر اساس نیازهای خاص سازمان شما
به علاوه کلیه خدمات مورد نیاز مشتریان برای استفاده بهینه و کار با نرم افزار ارائه می‌شود که از آن جمله می‌توان به ویدئوها و فایلهای آموزشی کامل و رایگان نرم افزار، برگزاری وبینارهای هفتگی و رایگان به منظور ارائه‌ی آموزش‌های لازم و پاسخگویی به سوالات افراد، بررسی و رفع عیب از طریق نرم افزارهای ارتباط از راه دور، ارسال تیکت پشتیبانی و خدمات آنبوردینگ اشاره کرد.
همچنین به روزرسانی نرم افزارها نیز در حداقل زمان ممکن انجام می‌شود.
سخن پایانی
در این مطلب به این موضوع پرداختیم که اغلب نرم‌افزارهای حضور و غیاب رایگان با قابلیت‌های محدود و برای کوتاه مدت در اختیار افراد قرار داده می‌شوند که پس از انقضای مهلت استفاده، افراد مجبور می‌شوند تا نسخه‌های اصلی را خریداری کنند. حتی نرم افزار حضور و غیاب رایگان ویسمن که برای کسب و کارهای کوچک کاملا قابل استفاده است، با وجود قابلیت‌ها و مزایای متعدد آن، در صورت توسعه‌ی کار و نیاز به استفاده از قابلیت‌های بیشتر باید ارتقاء داده شود.