سامانه ارجاع هوشمند با هدف توزیع عادلانه پرونده‌ها میان شعب و کاهش دخالت‌های سلیقه‌ای راه‌اندازی شد. هدفی که کاملا قابل دفاع است، اما ارجاع پرونده فقط تقسیم کار میان شعب نیست. در بعضی پرونده‌ها، زمانِ ارجاع به اندازه تصمیمی که بعداً قاضی می‌گیرد اهمیت دارد. وقتی موضوع دعوا فوریت دارد، چند روز تأخیر ممکن است نتیجه رسیدگی را کلاً از بین ببرد. مشکل اصلی اینجاست که سامانه، همه پرونده‌ها را در یک چارچوب واحد می‌بیند؛ در حالی که میان یک دادخواست عادی و درخواست «دستور موقت» یا «تأمین دلیل» تفاوت جدی وجود دارد.

وقتی تأخیر، حق را از بین می‌برد
دستور موقت برای زمانی پیش‌بینی شده که اگر اقدام فوری انجام نشود، امکان جبران خسارت یا حفظ حق دشوار شود. تأمین دلیل هم معمولاً زمانی درخواست می‌شود که احتمال از بین رفتن آثار و دلایل وجود دارد. بنابراین، این درخواست‌ها نمی‌توانند مانند یک پرونده عادی در صف ارجاع باقی بمانند.
در یکی از پرونده‌ها، برای جلوگیری از انتقال یک ملک درخواست دستور موقت دادیم. پرونده حدود دو هفته در مرحله ارجاع ماند. در همین فاصله، ملک منتقل شد و زمانی که پرونده به شعبه رسید، موضوعی که قرار بود با دستور موقت از آن جلوگیری شود، عملاً اتفاق افتاده بود.
در پرونده دیگری، درخواست دستور موقت برای ملاقات طفل مطرح شد. تأخیر در ارجاع باعث شد دیدار کودک با مادرش برای مدتی به تعویق بیفتد. در چنین مواردی، تأخیر فقط یک عدد در گزارش اداری نیست؛ زندگی روزمره افراد و وضعیت روحی یک کودک مستقیماً تحت تأثیر قرار می‌گیرد. سامانه‌ای که میان این نوع درخواست‌ها و یک دعوای عادی تفاوت نگذارد، حتی اگر در توزیع پرونده‌ها موفق باشد، در تشخیص فوریت هنوز با مشکل جدی روبه‌روست.

خطای صلاحیتی و رفت‌وبرگشت پرونده
ایراد دیگر، ارجاع برخی دادخواست‌های خانوادگی به شعب حقوقی عمومی است. موضوعاتی مانند حضانت، ملاقات طفل، نفقه و سایر دعاوی خانوادگی باید در مرجع صالح رسیدگی شوند. با این حال، گاهی دادخواست خانوادگی به شعبه حقوقی ارجاع می‌شود و قاضی پس از بررسی، قرار عدم صلاحیت صادر می‌کند.
در این حالت، پرونده بعد از گذشت مدتی به مسیر درست برمی‌گردد؛ اما زمانِ از دست‌رفته دیگر قابل جبران نیست. مراجعه‌کننده نیز معمولاً نمی‌داند این تأخیر ناشی از تصمیم قضایی بوده یا خطای سامانه. برای کسی که درگیر اختلاف خانوادگی است، چند هفته سرگردانی میان شعب، فشار بیشتری ایجاد می‌کند و روند رسیدگی را طولانی‌تر خواهد کرد. این خطا علاوه بر اینکه وقت اصحاب پرونده را می‌گیرد، باعث افزایش کار اداری و قضایی نیز می‌شود.

پرونده‌هایی که سابقه خود را گم می‌کنند
در بسیاری از دعاوی، پرونده جدید بدون ارتباط با پرونده‌های قبلی قابل بررسی نیست. برای مثال، در ورود ثالث، جلب ثالث یا دعاوی مرتبط، اطلاع از سابقه پرونده اصلی اهمیت زیادی دارد. رسیدگی جداگانه به پرونده‌هایی که به یک موضوع مشترک مربوط هستند، ممکن است باعث تصمیم‌های متفاوت یا دوباره‌کاری شود.
با این حال، گاهی با وجود درج شماره پرونده اصلی در دادخواست، پرونده جدید به شعبه‌ای ارجاع می‌شود که از سابقه موضوع اطلاعی ندارد. در یک مورد، پرونده پس از ارجاع به شعبه‌ای دیگر، مدتی بررسی شد و بعد مشخص شد که باید به شعبه رسیدگی‌کننده به پرونده اصلی ارجاع می‌شده است. نتیجه، حدود ده روز تأخیر و شروع دوباره روند رسیدگی بود. این مشکل نشان می‌دهد که سامانه پیش از ارجاع، همیشه ارتباط میان پرونده‌ها را به‌درستی بررسی نمی‌کند. سابقه پرونده و شعبه رسیدگی‌کننده باید یکی از اطلاعات اصلی در تصمیم‌گیری سامانه باشد، نه موضوعی که بعداً و پس از اتلاف وقت کشف شود.

چه باید کرد؟ (پیشنهادهای اجرایی)
۱. ایجاد مسیر سبز فوریت‌ها: برای درخواست‌هایی مانند دستور موقت، تأمین دلیل و برخی درخواست‌های مرتبط با وضعیت طفل، باید مسیر فوری و جداگانه‌ای در سامانه پیش‌بینی شود.
۲. اصلاح کدها: کدهای مربوط به دعاوی خانوادگی و سایر دعاوی اختصاصی باید دقیق‌تر بررسی شود تا پرونده‌ها به شعبی که صلاحیت رسیدگی ندارند ارجاع نشوند.
۳. بازخوانی سابقه: سامانه باید پیش از ارجاع، شماره پرونده‌های مرتبط، سابقه رسیدگی و شعبه رسیدگی‌کننده به پرونده اصلی را بررسی کند.
۴. احیای ارجاع دستی (در موارد استثنایی): باید امکان اصلاح ارجاع با ثبت علت و مشخصات مقام تصمیم‌گیرنده (سرپرست مجتمع) وجود داشته باشد. این کار برای جلوگیری از سوءاستفاده، قابل نظارت خواهد بود.
۵. سنجش دقیق‌تر: عملکرد سامانه فقط با تعداد پرونده‌های ارجاع‌شده سنجیده نشود. میزان تأخیر، تعداد ارجاع‌های اشتباه، قرارهای عدم صلاحیت و پرونده‌هایی که به علت تأخیر، موضوع خود را از دست داده‌اند نیز باید جزو شاخص‌های ارزیابی باشند.

ارجاع هوشمند زمانی می‌تواند به عدالت اداری و قضایی کمک کند که فقط به تقسیم مساوی پرونده‌ها توجه نداشته باشد. عدالت در ارجاع، یعنی پرونده فوری به‌موقع دیده شود، دعوای خانوادگی به مرجع صالح برود و پرونده مرتبط در کنار سابقه خود بررسی شود.

فراخوان ثبت تجربه
تجربه وکلا، قضات، کارکنان اداری و مراجعه‌کنندگان می‌تواند نقاط ضعف این سامانه را بهتر از گزارش‌های آماری نشان دهد و به تصمیمات تحولی قوه قضاییه در ماه های گذشته ، که برای بهتر شدن روند خدمات قضایی به مردم آغاز شده، کمک بسزایی می کند . از همکارانم دعوت می‌کنم تجربه‌های خود را با محورهای زیر به دستگاه قضایی منتقل یا در بخش نظرات همین مطلب بنویسند:
۱. نوع درخواست شما چه بود؟
۲. سامانه چه میزان تأخیر یا چه اشتباهی در ارجاع داشت؟
۳. این معطلی چه نتیجه‌ای به بار آورد؟