ثبت شرکت ، اقدامی است که می‌تواند اعتبار و چارچوب محکمی را برای یک مجموعه‌ی کاری به ارمغان بیاورد. تمایل هرچه بیشتر انواع شرکت‌ها برای کار با مجموعه‌های رسمی، از دیگر مزایای ثبت شرکت به‌شمار می‌رود. غالباَ این تصور وجود دارد که فرآیند ثبت رسمی یک مجموعه، کاری بسیار پیچیده است؛ به‌همین دلیل ما در ادامه قصد داریم که به بررسی موشکافانه مراحل ثبت یک شرکت بپردازیم. به‌خاطر داشته باشید که با تأسیس رسمی شرکت خود، هم از حمایت قانون برای فعالیت‌هایتان بهره‌مند خواهید شد؛ و هم می‌توانید حدود سهم‌خواهی سهامداران را به‌دقت تعیین نمایید.
7 مرحله ثبت شرکت
به‌منظور موفقیت در ثبت رسمی یک شرکت، مراحل زیر بایستی یک‌به‌یک انجام شوند:
- مطالعات ابتدایی در رابطه با قوانین
- شناخت نوع مجموعه.
- فراهم‌سازی و ارائه مدارک و اسناد موردنیاز
- پر کردن فیلدهای موردنظر در سامانه ثبت شرکت‌ها
- ارسال پستی اسناد تقاضانامه رسمی
- مراجعه به اداره ثبت برای نهایی کردن امور
- درج آگهی در روزنامه جمهوری اسلامی ایران.
شناخت نوع ثبت، یکی از مهمترین مواردیست که بایستی نسبت به آن آگاهی کسب نمایید؛ به‌عنوان مثال مراحل ثبت شرکت سهامی خاص و مسئولیت محدود، کاملاَ یکسان خواهد بود؛ اما در مرحله ارائه مدارک موردنیاز و البته به‌لحاظ ماهیتی، دارای تفاوت‌هایی هستند.
مطالعه روی چگونگی تأسیس یک شرکت
مطالعه روی قوانین و ضوابط مربوط به چگونگی ثبت رسمی یک شرکت، امری ابتدایی و حیاتی است. طی این‌گونه مطالعات، شما باید در رابطه با پارامترهای زیر به جمع‌بندی کاملی برسید:
- تبیین ساختارها و فعالیت‌های شرکت موردنظرتان
- انتخاب شرکا
- مسئولیت‌دهی به هریک از اعضای انتخابی.
نکته حائز اهمیت دیگر این است که نوع ثبت شرکت شما، بایستی در قالب کدامیک از حالات: سهامی خاص، سهامی عام، شرکت مسئولیت محدود، نسبی، شرکتهای تضامنی، مختلط سهامی، مختلط غیرسهامی یا تعاونی صورت پذیرد.
اصول ثبت شرکت سهامی خاص
انواع شرکتهای سهامی خاص، گونه‌ای از مجموعه‌های تجاری هستند که کلیه سرمایه مجموعه توسط شرکای اصلی یا همان افراد مؤسس تأمین می‌گردد. این‌گونه مجموعه‌ها برای تأمین سرمایه خود، هیچ درآمدی از قبال فروش سهام به عموم مردم نخواهند داشت. جهت ثبت این شرکت‌ها، توجه به نکات زیر الزامیست:
- معرفی حداقل 3 نفر به‌عنوان شرکای اصلی
- ارائه حداقل سرمایه صد هزار تومان (1 میلیون ریال)
- معرفی 2 بازرس و اعضا برای پست‌های مدیرعاملی، رئیس هیئت‌مدیره و معاون (نائب رئیس).
غالباَ در شرکتهای خصوصی کوچک، همان 3 نفر مؤسس اصلی به نوبت پست‌هایی نظیر: ریاست هئیت مدیره، مدیرعاملی و نائب رئیسی را برعهده می‌گیرند. هنگام ثبت شرکتهای سهامی خاص، مبلغ اسمی سهام اختصاص داده‌شده به هریک از شرکا، می‌تواند در میزان مانوردهی آن فرد مؤثر باشد.
نحوه تشکیل شرکت مسئولیت محدود
نحوه تشکیل و شرایط ثبت شرکت مسئولیت محدود، نسبتاَ ساده بوده و به همین دلیل گسترده‌ترین نوع ثبت در ایران به‌شمار می‌رود. کافیست که حداقل 2 شریک مؤسس به مرجع تصمیم‌گیرنده معرفی گردد؛ ضمن اینکه حداقل سرمایه موردنیاز برای ثبت قانونی این شرکت‌ها، هیچ‌گونه محدودیتی نخواهد داشت. هنگام ثبت رسمی شرکت با مسئولیت محدود، توجه به نکات زیر نیز می‌تواند راهگشا باشد:
- حتماَ بایستی 1 نفر یا بیشتر به عنوان مدیر و هیئت مدیره معرفی شود. دلیل سادگی فرآیندهای این‌گونه ثبت، این است که اولاَ شرکتهای با مسئولیت محدود، بصورت 100 درصدی از نوع تجاری هستند؛ و دوماَ بسیاری از مجموعه‌های مسئولیت‌محدود، به‌صورت خانوادگی تأسیس و اداره می‌شوند.
- شرکتنامه معتبری تدوین شود. درون شرکتنامه، بایستی میزان فعالیت/مشارکت هریک از شرکا و سهم الشرکه‌ی آنها (شامل سرمایه‌های نقدی و غیرنقدی) درج گردد.
- هنگام تأسیس مجموعه‌های مسئولیت محدود، تمامی سرمایه نقدی بایستی در همان ابتدای کار پرداخت گردد.
لازم به‌ذکر است که میزان سهم‌الشرکه‌ی سرمایه‌های غیرنقدی نیز بایستی به‌دقت مشخص و قید شود.
مدارک قابل ارائه برای ثبت شرکت مسئولیت محدود
برای آغاز رسمی مراحل ثبت شرکت مسئولیت محدود، شرکتهای متقاضی بایستی مدارک زیر را به ارگان‌های ذیربط ارائه دهند:
- ارائه 2 برگ مجزا از شرکتنامه و اساسنامه تصویبی
- تقدیم 2 برگ از تقاضا نامه مربوط به تأسیس شرکت مسئولیت محدود
- دو نسخه کامل مربوط به صورتجلسه هیأت مدیره و مجمع عمومی تأسیس کنندگان
- کپی شناسنامه و کارت ملی تمامی شریک‌ها و مدیران
علاوه‌بر ارائه مدارک فوق، مراحل کسب و ارائه مجوزهای بدوی لازم نیز بایستی انجام شود.
مدارک لازم برای ثبت شرکت سهامی خاص
مجموعه فرآیندها برای ثبت شرکتهای سهامی خاص، معمولاَ با اتلاف وقت بیشتری همراه خواهد بود؛ چراکه بایستی مدارک بیشتری را به مرجع تصمیم‌گیری ارائه دهید که ذیلاَ به آنها اشاره خواهیم نمود:
- 2 جلد از اساسنامه مجموعه؛ به‌همراه 2 برگ اظهارنامه شرکت.
- ارائه‌ی 2 نسخه مجزا از صورتجلسه مجمع عمومی تأسیس‌کنندگان و صورتجلسه اعضای هیئت مدیره با امضای مدیران انتخابی برای پست‌های اصلی.
- تقدیم فتوکپی کارت ملی و شناسنامه برابر با اصل شده معتبر یکایک شرکا، هیئت مدیره و بازرسان انتخابی.
- مدیرعامل شرکت موردنظر نباید در هیچ مجموعه دیگری، دارای منصب مشابه باشد. اعضای هیئت مدیره نیز نباید تحت عنوان کارمند دولت، مشغول به کار باشند؛ بنابراین اقرارنامه‌ای مبنی‌بر این ادعا، بایستی تنظیم گردد.
- ارائه گواهی‌نامه عدم سوءپیشینه برای کلیه‌ی بازرسان و عضوهای هیئت مدیره.
- تقدیم اصل سند مالکیت و تقویم‌نامه تنظیم‌شده توسط کارشناس معتمد دادگستری. مدارک ذکرشده، تنها در‌صورتی‌که ورودی درآمدهای شرکت شامل موارد غیرنقد منقول و همچنین اموال سرمایه‌ای مجموعه به‌صورت غیرمنقول باشند، الزام به ارائه دارند.
- اصل قیم نامه
- مدارک مربوط به پرداخت حداقل 35 درصد سرمایه مجموعه. گواهی مربوط به پرداخت، حتماَ باید توسط بانکی که حساب رسمی شرکت متقاضی ثبت در آنجا جاریست، صادر شده باشد.
- تنظیم و ارائه وکالتنامه با امضای معتبر
- کپی آگهی ثبت شرکت سهامی خاص + کپی روزنامه رسمی
- در صورت وجود نماینده شخص حقوقی، ارائه کپی کارت ملی و شناسنامه برابر با اصل‌شده وی الزامیست.
- اگر دارای سهامدار خارجی شخص حقیقی باشید، بایستی فتوکپی پاسپورت برابر با اصل‌شده وی به همراه ترجمه فارسی سلیس متن ارائه گردد.
- مجوزهای أخذشده.
در صورت وجود سهامدار خارجی شخص حقوقی، شما ملزم به تقدیم مدارک مربوط به تأسیس شرکت سهامی خاص در مرجع رسمی ثبت‌کننده همان کشور (به‌همراه ترجمه فارسی آن) خواهید بود؛ ضمناَ اصل و ترجمه وکالتنامه مربوط به وی نیز بایستی ارائه گردد.
مراحل درخواست ثبت شرکت در سامانه اینترنتی
مراحل تأسیس شرکت در سامانه اینترنتی مرجع، در قالب مراحل زیر شرح داده شده است:
- ابتدا به آدرس وب‌سایت ثبت شرکت sherkat.ssaa.ir ورود کنید؛ روی بخش پذیرش تأسیس کلیک نموده و فرم ابتدایی شامل اطلاعات و تابعیت درخواست‌دهنده را پر نمایید.
- نام‌های موردنظرتان برای مجموعه متقاضی ثبت را وارد کنید. وارد نمودن پنج نام به‌ترتیب اولویت و بدون تایپ کلمه «شرکت» الزامی خواهد بود.
- در گام سوم، مدت و موضوع فعالیت شرکت را وارد نمایید. به‌یاد داشته باشید که یکسری موضوع فعالیت به‌صورت پایه در گزینه‌های سایت قرار داده شده‌اند. چنانچه موضوع فعالیت کاریتان متفاوت بود، می‌توانید روی گزینه افزودن موضوع کلیک نموده و نوع فعالیت دیگری را انتخاب کنید. اگر بازهم موضوع فعالیت مرتبطتان را نیافتید، روی گزینه شرح فعالیت بزنید و بهطور کامل زمینه کاریتان را تشریح کنید.
- گام چهارم با تیتر اطلاعات مرکز اصلی قابل مشاهده است. در این بخش تنها به تایپ کد پستی مکان موردنظر بسنده کنید؛ سپس گزینه دریافت نشانی کد پستی را انتخاب نمایید تا آدرس مجموعه کاریتان بهطور خودکار در بخش زیرین درج گردد.
- پر کردن بخش تعیین سرمایه، برای ثبت شرکت مسئولیت محدود و سهامی خاص متفاوت خواهد بود؛ به‌عنوان مثال برای شرکتهای مسئولیت محدود بایستی حداقل مقدار سرمایه را وارد نمایید و برای تأسیس شرکت سهامی خاص، باید به درج دقیق تعداد و ارزش سهام‌ها بپردازید.
- وارد نمودن نام و شماره ملی شرکا
- درج پست و سمت تمامی اعضای فعال و همچنین تاریخ شروع کار آنها.
- در گام هشتم، مقدار سهم یکایک شریک‌ها را به‌دقت درج کنید؛ تا در زمان سوددهی شرکت و تقسیم درآمدهای مفید حاصله، دچار مشکلات عدیده‌ای نشوید.
- قید نمودن اطلاعات نماینده‌های مجموعه؛ به‌همراه اختیارات آنها.
- چنانچه تصمیم‌تان برای افتتاح شعبه جدید قطعی است، نام شعبه موردنظر را وارد نمایید. هنگام نوشتن نام شعبه از وارد نمودن واژه « شعبه» و یا نام اصلی شرکت پرهیز کنید. اگر برای افتتاح شعبه در زمان فعلی تصمیمی ندارید، از این مرحله رد شوید.
- انتخاب روز، ماه و سال مالی مجموعه؛ به‌همراه درج اطلاعات روزنامه ثبت شرکت موردنظرتان.
- در گام دوازدهم، باید تمامی متن صورتجلسه هیئت مدیره و صورتجلسه مؤسسان را به‌دقت در فرم ارائه‌شده از سوی سامانه بنویسید.
- ارسال متن تقاضانامه برای تأسیس شرکت مسئولیت محدود یا سهامی خاص.
- تکمیل اساسنامه در این مرحله صورت می‌پذیرد؛ بنابراین کافیست روی گزینه «دریافت متن اساسنامه» کلیک کرده و متن دریافتی را به‌دقت بررسی نمایید.
- کار همانند مرحله قبل خواهد بود؛ یعنی روی گزینه دریافت متن شرکتنامه کلیک کنید و متن دریافتی را به‌دقت بررسی و درصورت لزوم ویرایش نمایید.
- در صورت صحت تمامی اطلاعات وارده و تأییدتان، امکان صدور آگهی ثبت رسمی شرکت فراهم می‌شود.
سرانجام بسته به نوع شرکت سهامی خاص یا مسئولیت محدود، مرحله نهایی دارای فیلدهایی برای تکمیل اطلاعات شرکت و اعضای آن است؛ اعم از ارائه نسخه‌های شرکتنامه، اساسنامه، تقاضانامه، گواهی‌های عدم سوء پیشینه، اطلاعات هویتی برابر با اصل‌شده شرکا و غیره.
ارسال پستی مدارک ثبت شرکت
حال بعد از پذیرش در سامانه اینترنتی و دریافت گواهی تأییدیه پذیرش، بایستی نسخه‌های اصلی صورتجلسه‌های دارای امضای شرکا را به‌همراه دیگر مدارک موردنیاز، توسط اداره پست ارسال کنید. توجه داشته باشید که این مدارک باید به‌شکل سفارشی پست شوند؛ همچنین باید آدرس گیرنده را مطابق با آدرس درج‌شده در فرم تأییدیه پذیرش سامانه، قید نمایید.
جوابیه پرونده تأسیس شرکتهای سهامی خاص یا مسئولیت محدود
پس از بررسی مدارک برای این شرکت‌ها، 3 نوع جوابیه می‌تواند برایتان صادر شود:
- مجوز صادر شدن آگهی
- وجود نقایص در پرونده
- ردشدن کامل پرونده.
فرآیند تکمیل مدارک و رفع نقص پرونده‌های دارای نقص، بایستی در اسرع وقت صورت پذیرد.
مراجعه متقاضی به اداره ثبت
درصورت اخذ تمامی تأییدیه‌ها در مراحل پیشین، حال وقت مراجعه به اداره ثبت خواهد بود؛ بدین‌ترتیب بایستی 2 نسخه از مدارک ثبت شرکت موردنظر به‌همراه دیگر ضمیمه‌ها و الحاقات، به متصدی ثبت تقدیم گردد. اولین نسخه در پرونده اداره قرار می‌گیرد و اطلاعات آن در دفتر اختصاصی به ثبت خواهد رسید؛ و نسخه‌ی دیگر نیز پس از درج تاریخ رجوع و البته شماره ثبت، به تقاضاکننده تحویل داده می‌شود. به‌خاطر داشته باشید که نسخه‌ای که تحویل می‌گیرید، حتماَ دارای امضای رسمی اداره ثبت باشد؛ در غیر اینصورت فاقد اعتبار است.
درج آگهی ثبت شرکت در روزنامه رسمی
با طی نمودن تمامی مراحل، حالا شما در گام پایانی فرآیند ثبت شرکت موردنظرتان قرار دارید. در مرحله نهایی، آگهی تأسیس شرکت سهامی خاص یا مسئولیت محدود موردنظرتان، بایستی در روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران درج گردد. طی اولین ماه ثبت رسمی مجموعه‌ی کاریتان، برخی از مدارک شرکت مربوطه بایستی مطابق با ضوابط ارگان دادگستری در روزنامه چاپ شود؛ چراکه هیچ شرکتی، نباید ادعای مالکیت با نام مشابه را داشته باشد.
مزایای ثبت انواع شرکت
فارغ از نوع ثبت شرکت در حالات مختلف، بایستی بدانید که مزایای متعددی را می‌توان برای ثبت رسمی مجموعه‌ها برشمرد:
- افزایش وزن و اعتبار مجموعه
- انجام فرآیند ثبت رسمی شرکت‌ها، به حفظ اعتماد میان شرکا کمک خواهد کر؛ به‌طوری‌که هیچکدام از آنها در چارچوب قانونی شدن تمامی فرآیندها، نتوانند به اموال و سودهای حاصله (فراتر ازمقادیر مجاز) دست‌درازی داشته باشند.
- ثبت شرکت، اطمینان خاطر ویژه‌ای را برای دیگر شرکتهای همکار به‌وجود می‌آورد؛ چراکه مجموعه‌های مختلف، همواره همکاری با یک شرکت رسمی را در اولویت‌های خود قرار می‌دهند.
- هنگام ثبت یک مجموعه، اساسنامه‌ای تنظیم شده و مسئولیت‌های هریک از اعضا و شرکا، بهطور شفاف در آن درج می‌گردد. بنابراین در زمان افزایش درآمدها و حاصل‌شدن سود، هریک از اعضا می‌توانند با در اختیار داشتن اوراق رسمی مختص به خود، به دریافت حق و حقوقشان اقدام نمایند.
- قطعاَ بدون ثبت رسمی شرکت‌ها، فرصت تبلیغ در بسیاری از پلتفرم‌ها و رسانه‌های معتبر از دست می‌رود.
- هنگامی که نام و وجهه‌ی مجموعه‌ی خود را بهطور رسمی به ثبت می‌رسانید، عملاَ از دزدیده شدن برندتان جلوگیری خواهید کرد. به‌عنوان مثال تصور کنید که با تلاش زیاد، به موفقیت‌های قابل‌توجهی با مجموعه‌تان رسیده‌اید. چنانچه نام شرکت‌تان به ثبت نرسیده باشد، احتمال سرقت دستاوردهای شما توسط مجموعه‌های سودجو وجود دارد.
کلام آخر
مجموعه الی ثبت با تکیه بر تجربه و دانش متخصصان خود و فعالیت همواره موفق در عرصه ثبت برند، دریافت گرید شرکت‌ها، انجام فرآیندهای تأسیس رسمی شرکت، أخذ رتبه پیمانکاری و...، آماده هرگونه همکاری با مجموعه‌های تازه تأسیس، استارتاپ‌ها و شرکتهای تجاری فعال خواهد بود. کارشناسان مجموعه «الی ثبت» همواره تسریع در انجام امور ثبت و تضمین کیفیت خدمات را سرلوحه کاری خود قرار داده‌اند.
منبع : الی ثبت
