اگر میزبان یک جلسه هستید، یکی از مهم ترین نکات، طراحی سالن کنفرانس است. دکوراسیون سالن کنفرانس مناسب و بهینه به همه کمک می کند تخته سفید یا سایر موارد مهم در جلسه را ببینند و سخنرانان را بشنوند. همچنین به هر کسی که به صورت مجازی به جلسه می پیوندد، کمک می کند تا آن را طوری تجربه کند که انگار آن جا است.

در این مطلب، ایده های جذاب چیدمان سالن کنفرانس را بررسی کرده و مشخص می کنیم که کدام یک برای کدام نوع از جلسات مناسب هستند. ولی پیش از آن بهتر است بدانید وقتی می گوییم طراحی اتاق کنفرانس، منظورمان چیست؟

طراحی سالن کنفرانس اداری چیست؟

طراحی و تجهیز سالن کنفرانس عبارتند از چیدمان صندلی ها و میزها در یک فضای کنفرانس و البته به کارگیری درست سایر وسایل ارتباطاتی مانند تخته های وایت برد شیشه ای و هوشمند، استفاده از واقعیت مجازی یا دیوارهای ویدئویی LED. بااین حال باید توجه داشت که مؤثرترین نوع طراحی و ساخت سالن کنفرانس به اندازه و سبک جلسه یا در واقع هدف از برگزاری جلسه بستگی دارد.

سبک سالن کنفرانس هیئت مدیره

سبک سالن کنفرانس هیئت مدیره یکی از محبوب ترین سبک های اتاق کنفرانس است. احتمالا اگر خودتان، آن را در جلسات تجربه نکرده باشید، حتما در اکثر فیلم ها این سبک را دیده اید. در این سبک، یک گروه کوچک از افراد دور میز بزرگی نشسته اند. تخته سفید تعاملی یا مواردی از این دست، عمدتا برای ارتباط بهتر افراد روی دیوارها نصب شده است. در نتیجه هر شرکت کننده مجازی هم می تواند با صفحه نمایش تعاملی در جلسه شرکت کند.

جلسه به سبک اتاق هیئت مدیره ممکن است توسط یک یا دو نفر رهبری شود، اما معمولا همه افراد در جلسه شرکت خواهند کرد. این سبک برای مشارکت فعال افراد حاضر در جلسه بسیار مفید خواهد بود.

سبک U شکل

سبک U شکل، ویژه برای بحث های کوچک تر است. در این سبک، گروه کوچکی از افراد دور میزهایی به شکل U یا نعل اسبی می نشینند.

فردی که جلسه را برگزار می کند در این مدل در انتهای باز شکل U می ایستد. به علاوه می توان از یک نمایشگر تعاملی هم روی دیوار در بالای شکل U استفاده کرد. از آن جایی که افراد معمولا در این سبک طراحی اتاق کنفرانس فضای روی میز زیادی دارند لذا می توان، این سبک را برای یادداشت برداری عالی دانست. درنتیجه سبک U شکل برای جلسات رسمی، یا حتی فضاهای اداری مشترک غیر رسمی کاربردی است.

اگرچه در این سبک طراحی اتاق کنفرانس ارائه دهنده به طور سنتی بالا می ایستد، اما شکل U این فرصت را به همه شرکت کنندگان می دهد تا به راحتی وارد بحث شوند. این نوع اتاق جلسه برای شرکت هایی که کارمندان از راه دور هم دارند بسیار عالی است، زیرا آن ها می توانند به صورت مجازی از طریق نمایشگر تعاملی به جلسه بپیوندند.

سبک جعبه

سبک جعبه در واقع سبک تغییریافته U شکل است، که در آن میز دیگری در امتداد میز اصلی قرار دارد و یک جعبه یا یک مربع توخالی ایجاد می شود. رهبر جلسه وسط می ایستد و از آن جا برای افراد سخنرانی می کند. این بهترین چیدمان اتاق جلسه برای ارائه ها نیست، زیرا شرکت کنندگان همه روبه روی دیوار خواهند بود - بنابراین جایی برای نصب نمایشگر تعاملی وجود ندارد.

بااین حال، طرح اتاق کنفرانس به شکل جعبه برای جلساتی که نیاز به تعامل افراد درمورد جنبه های خاصی قبل از پرداختن به بحث اصلی وجود دارد، کاربردی است.

 

دکوراسیون سالن کنفرانس سبک سخنرانی

این سبک معمولا برای جلسات و کنفرانس های بسیار بزرگ کاربردی است. در این دکوراسیون سالن کنفرانس ردیف هایی از افراد رو به جلو قرار دارند، همان طور که در یک سالن سخنرانی یا تئاتر در دانشگاه هستند. سخنران با نمایشگر تعاملی خود در جلوی سالن می ایستد. افراد ممکن است مستقیما در جلسه مشارکت نداشته باشند، اگرچه می توانند در پایان سؤالاتی بپرسند. در صورت پخش مستقیم، افراد می توانند به صورت مجازی هم به این جلسه بپیوندند.

سبک ضیافت

این سبک طرفداران زیادی به ویژه برای انواع طراحی اتاق کنفرانس مدرن دارد. مانند یک مراسم عروسی، یک جلسه به سبک ضیافت دارای چندین میزگرد بزرگ است که شرکت کنندگان روی صندلی هایی که اطراف آن ها قرار دارند، نشسته اند.

این نوع جلسه اغلب غیر رسمی است و برای رویدادهای شبکه ای مناسب است، زیرا شرکت کنندگان احتمالا با دیگران در میز خود گفت وگو می کنند. یک جلسه به سبک ضیافت حتی می تواند (همان طور که از نامش پیداست) شامل غذا و نوشیدنی هم باشد! ممکن است یک بلندگو، پانل یا نمایشگر در جلو وجود داشته باشد، اما جلسه عمدتا شامل شبکه سازی با افراد پشت میز خواهد بود.

سالن کنفرانس سبک کاباره

مانند سبک ضیافت، این طراحی سالن کنفرانس شامل گروه هایی از افراد است که دور میزهای گرد نشسته اند. تفاوت اصلی بین سبک ضیافت و کاباره این است که شرکت کنندگان معمولا پشت میز می نشینند و یک سخنرانی یا سخنران را در جلو را تماشا می کنند.

این نوع جلسه معمولا رسمی تر از سبک ضیافت است؛ ممکن است تمرکز بیشتر روی سخنران یا پانل متمرکز بوده و برای شرکت کنندگان میز این تمرکز کمتر باشد، اما سبک غیر رسمی تری نسبت به سبک سخنرانی است. معمولاً شامل یک سخنرانی و جلسه پرسش وپاسخ بعد از آن است.

اتاق کنفرانس ایستاده

برای جلسات بسیار معمولی، ایستادن ممکن است یک گزینه باشد. این سبک معمولا برای اتاق های شلوغ یا سایر جلساتی است که زیاد طول نمی کشند، نیازی به ارائه ندارند و عمدتا غیر رسمی هستند، مناسب است.

سالن کنفرانس سبک کلاسی

سبک کلاسی اساساً همان سبک اتاق کنفرانس سخنرانی است، اما با جداول. همه شرکت کنندگان در جلسه میزهایی در جلوی خود دارند تا یادداشت برداری کنند. سخنران در جلویی می ایستد و ارائه می دهد. این سبک برای جلسات بزرگ تر که در آن شرکت کنندگان باید مواردی را یادداشت یا در گروه هایی که باید درباره موضوعات مختلف بحث کنند، مناسب است.

اتاق کنفرانس بدون میز

همه فعالیت های مشترک نیاز به جدول ندارند. گاهی اوقات، یک فضای آرام برای داشتن یک گفت وگوی آرام و خصوصی جایی است که کارگروهی اتفاق می افتد. به عنوان یک مزیت اضافی، فضاهایی که راحت هستند، به کارکنان نشان می دهد چقدر آن ها ارزش دارند. مثلا می توان این فضا با قفسه های کتاب از کف تا سقف احاطه شده است چیدمان کرد گویی افراد در یک کتابخانه یا اتاق نشیمن دل پذیر هستند.

اتاق کنفرانس قابل تغییر

اتاق کنفرانسی که به راحتی قابل تغییر است، می تواند برحسب نوع هدف، با شرایط مختلف سازگار شود. به عنوان مثال، تغییر هر از گاهی از سبک مربع توخالی به سبک ضیافت راهی عالی برای تغییر سبک اتاق کنفرانس و استفاده بهتر از فضاها است. در کل بهتر است به جای تصمیم گیری در مورد راه اندازی اتاق کنفرانس واحد، اگر ممکن است اهداف متفاوتی را برای جلسات داشته باشید، از سبک اتاق کنفرانس قابل تغییر استفاده کنید.

کلام آخر

از سبک U شکل گرفته تا سبک سخنرانی، طراحی اتاق کنفرانس متفاوت است. چیدمان عالی عمدتا به تعداد افراد حاضر، اندازه اتاق، رسمی بودن آن و هدف برگزاری جلسه بستگی دارد. هر جلسه متفاوت بوده و یک شرکت ممکن است از چندین سبک اتاق کنفرانس استفاده کند!