در دنیای امروز و با رشد چشمگیر صنعت، بازرگانی و ارتباطات تجاری روند تصمیم گیری در سازمانها، شرکت ها و مراکز گوناگون از شکل سابق خود خارج گردیده است. در گذشته یک شخص به عنوان مدیر با صلاحدید خود و نهایتا با مشورت محدود با برخی افراد اقدام به تصمیم گیری برای روند جاری و آینده سازمان خود می نمود. اما امروزه به مرور مشاوره، همفکری، تصمیم گیری گروهی و جمعی به جز جدانشدنی هر مجموعه تبدیل گردیده است. به گونه ای که ممکن است طی یک هفته مدیران و نفرات ارشد هر مجموعه بارها جهت تبادل نظر و تصمیم گیری دور هم جمع گردند.

با توجه به مطالب پیش گفته  و به منظور برگزاری جلسات کارآمد علاوه بر اصول کلی و نظم و ترتیب خاص، فضاهایی که جلسات در آن برگزار می گردند نیز بایستی دارای استانداردها و امکانات متناسب و به روز باشند. این فضاها عموما تحت عناوینی همچون سالنهای کنفرانس، جلسات و غیره شناخته می شوند. به منظور تحقق این امر اصول و قواعد خاصی باید در زمینه طراحی سالن کنفرانس و تجهیز آن مد نظر قرار گیرد. در این مقاله با الکتروویژن در بررسی این موارد همراه باشید.

طراحی اصولی سالن جلسات امری مهم و غیر قابل چشم پوشی:

تا چند سال قبل سالنهای جلسات عموما به شکلی ساده و بدون پیروی از استانداردی مشخص طراحی و ساخته می شدند. به گونه ای که بسیاری از آنها شامل اتاقی با یک میز در میان و صندلیهای به دور آن بود. و اگر مجموعه ای خواهان ایجاد تفاوت در فضای خود بود نهایتا مقداری حساسیت روی طراحی داخلی آن به سلیقه خود به خرج می داد. اما در دنیای مدرن شاهد تحولات بسیار در زمینه اتاق های جلسات هستیم. به گونه ای که در زمینه طراحی معماری داخلی سالن علاوه بر زیبایی، کارایی نیز مدنظر قرار گیرد. بنابراین طراحان فضایی زیبا، مدرن و منطبق با روح و شخصیت سازمان یا شرکتی که سالن متعلق به آن است را طراحی می نمایند.

در این طرح ها مواردی همچون راحتی حضار در فضا، چیدمان اصولی صندلیها، حذف عناصر مزاحم و بی فایده تا حد ممکن، اصول روانشناختی، ملاحضات آکوستیکی، نظرات و سلیقه کارفرما و تجارب گذشته طراحان نیز همراه شده و در نظر گرفته می شوند. بدین ترتیب نتیجه مطلوب و حداکثر کارایی در کنار زیبایی ظاهری سالن به ارمغان خواهد آمد.

گستره وسیعی از تجهیزات، یاری رسان جلسات مدرن:

در سالن های قدیمی کنفرانس حداکثر تجهیزاتی که به منظور برگزاری جلسات استفاده میشد میکروفونهایی ساده بود که روی میزها قرار می گرفت. اما امروز گستره وسیعی از تجهیزات با امکانات و قابلیت های متنوع در این اماکن دیده می شوند. به گونه ای که این فضاها هرچه بیشتر به سمت هوشمند شدن پیش می روند. عمده تجهیزاتی که در سالنهای کنفرانس مدرن تعبیه می گردند را میتوان در سه دسته تجهیزات صوتی، تجهیزات ضبط تصاویر و تجهیزات پخش تصاویر دسته بندی نمود.

 سیستمهای صوتی به طور کلی شامل بلندگوها، آمپلی فایرها، کابل کشی ها و غیره می باشند. اما جزئی مهم از سیستم صوتی سیستم کنفرانس سالن است. این سیستم امروزه فقط شامل یک میکروفن کنفرانس نبوده بلکه دارای قابلیتهای همچون دریافت صوت  با زاویه گسترده بدون نگرانی از بابت نویز، قابلیت رای گیری، قابلیت ترجمه همزمان، صفحه نمایشگر ، اتصال بیسیم به سیستم و مواردی از این دست می باشد که تحولی شگرف را در روند برگزاری جلسات موجب گردیده است.

تجهیزاتی  همچون دوربینهای با کیفیت با زاویه دید بالا و دارای قابلیت رهگیری اتوماتیک(Auto tracking) شخص سخنران در کنار دستگاه های ضبط کننده صدا و تصویر با ظرفیت بالا امروز اجزا ثابت سیستم ضبط تصاویر جلسات را تشکیل می دهند. اما در زمینه سیستم پخش تصویر امکانات متنوعی برای کاربران مهیا گردیده است. مواردی همچون ویدئو پروژکتورهای قدرتمند، ویدئو وال های با کیفیت ، مانیتور لیفت با ابعاد گوناگون و پنل VSP امکان پخش اطلاعات و تصاویر را برای تمامی نفرات حاضر در جلسه مهیا نموده اند.

از دگر سو اغلب کمپانی های بزرگ دارای شعب بین المللی می باشند که توسط مدیران منطقه ای اداره می شوند. همچنین بسیاری از کارمندان و متخصصان بنا بر شرایط گوناگون ممکن است در نقاط دور دست برای شرکت کار و فعالیت نمایند. مشارکت این اشخاص در جلسات دفتر مرکزی با توجه به بعد مسافت امری زمان بر و دشوار است. لذا به منظور صرفه جویی در هزینه و زمان صرف شده برای سفر نفرات، استفاده از سیستم های ویدئو کنفرانس به قابلیتی مرسوم در سالنهای اجلاس جدید تبدیل گردیده است. این سیستمها عموما در همراهی و هماهنگی با سایر تجهیزات کنفرانس به کار گرفته می شوند.

تجهیزات ذکر شده در این قسمت نقشی بسیار مفید و سازنده در برگزاری جلسات حرفه ای دارا می باشند.

تصمیم گیری سازنده در گرو جلسات کارآمد:

آنطور که مشخص است هدف از رعایت و پیروی از موارد فوق کمک به روند برگزاری جلسات و بالا بردن راندمان آنها است. در واقع این موارد به برگزار کننده جلسه کمک می نماید جلسه ای مدیریت شده، متمرکز، حرفه ای و با کیفیت برگزار نماید. لذا از این طریق به هدف خود از برگزاری جلسه نزدیک تر می گردد. نکه دیگر آنکه گرایش عمده کاربران به رعایت اصول و استاندارهای بین المللی موجب گردیده اتاق های جلسات در نقاط مختلف جهان بر خلاف گذشته از نظر دکوراسیون و تجهیزات به یک دیگر شبیه گردند.

موضوعاتی که در این نوشته مطرح شد تنها مختص به سالنهای کنفرانس نمی باشد. به طوری که در سایر اماکن و در زمینه طراحی و تجهیز سالن همایش ، تجهیز سالن آمفی تئاتر، کنسرت ، سینما و غیره نیز مواردی مشابه پیاده سازی می گردد. در واقع این موضوعات رویه جدیدی در زمینه برگزاری همایش ها، اجلاس ها و گردهمایی های گوناگون است. رویه ای که تجربه کاربران از این دست گردهمایی ها را به طور کلی دگرگون نموده است.